Travailler ensemble aujourd’hui prend une nouvelle dimension. Quand, par le passé, quelques personnes seulement pouvaient gérer un projet, la délocalisation des postes, le télétravail et la complexité des prestations intègrent à présent des juristes, des traducteurs, des techniciens de différentes disciplines notamment.

Pour maîtriser notre environnement, le défi sera de ne pas se laisser déborder par la complexification des technologies qui nous entourent en « bricolant des solutions » aléatoires mais en choisissant les bons « e-assistants ».

Faisons un tour d’horizon des catégories de ces « e-assistants ».

Le travail collaboratif assisté par ordinateur (TCAO) rassemble un ensemble d’outils de différentes natures.
Leur but, faciliter l’organisation et la production de contenus entre individus dans un groupe ou dans un réseau. On peut répertorier quatre typologies d’outils de TCAO.

1 – Les outils de communication de base

Ils servent à faire circuler une information entre deux personnes. C’est l’outil indispensable.
Ils ne sont pas nécessairement liés au développement d’un process unique. Il s’agit principalement :

• De gestionnaires d’Emails
• Plateforme cloud
• Chat
• Tableau blanc
• Visioconférence
• Messagerie instantanée
• Etc.

2 – Les outils de travail partagé

Ils permettent à plusieurs personnes de travailler sur un même document ou sur une même application.
Les fonctionnalités sont par conséquent :

• Les logiciels partagés en mode SaaS (Ex: les suite en ligne comme Google Workspace ou Office 360).
• Le partage documentaire (exemple : plusieurs personnes travaillent sur un même serveur Cloud)
• Les forums (et outils de même nature)
• Les bases de données partagées
• Etc.

3 – Les outils de gestion des processus (workflow)

Ce sont sans doute les outils les plus intéressants par leur rôle « fluidificateur » qui permet un retour sur investissement très rapide.
Ils permettent de normaliser et surtout d’optimiser considérablement le suivi et la validation des projets.

Prenons un seul exemple :
Votre entreprise fait réaliser par un prestataire externe un clip vidéo de présentation de sa maîtrise technique.
En adoptant le processus habituel de corrections validations de ce clip, il faudra, dans le meilleur des cas, 6 à 8 téléchargements aller-retours de cette vidéo par WeTransfer (parfois beaucoup plus) et d’un temps considérable passé au téléphone et Email pour arriver à votre « Bon à diffuser ».

Au lieu de cela votre prestataire vidéo pourrait mettre les versions successives de cette vidéo à disposition des intervenants habilités sur une simple page d’extranet avec en commentaire l’ensemble des demandes de corrections et remarques.
La consultation de la vidéo n’est plus freinée par des incompatibilités de formats, de logiciels ou de bande passante. La traçabilité des demandes et réponses amène chacun à structurer ses commentaires et à optimiser ses annotations.
En un temps record le même résultat final est ainsi atteint.
Combien d’heures ont ainsi été économisées ? Sans aborder le stress évité tout au long du processus.

On intègre dans la catégorie « outils de workflow » :

• Les outils de synchronisation
• Les outils de gestion des tâches
• Les plannings partagés
• Les feuilles de temps
• La mise à disposition de documents administratifs (Brief, devis, factures, documentation, médias liés au projet…)
• L’Interface de validation de médias
• Etc.

4 – Les outils d’accès au savoir – (Knowledge Management)

Le savoir faire et l’expérience interne sont des ressources indispensables à la vie de l’entreprise.
Formaliser cette intelligence dans une base de ressources unique est un gain de temps considérable pour la formation des nouveaux entrants par exemple ou encore le rayonnement du savoir faire tourné vers l’extérieur et ainsi assoir la valeur de l’entreprise dans son secteur et sur son marché.

Pour cela on préfèrera :

• Le Digital Learning, (plateforme de e-formation interne)
• Les FAQ
• Le WiKi (sorte de portail qui s’enrichit grâce à la contribution des personnes qui le consultent)
• La médiathèque interne et/ou externe
• Le portail d’informations internes et/ou externes
• La cartographie des compétences
• Le Blog et le Vidéo blog
• Les listes de diffusion
• Etc.

En conclusion

Nous avons vu que la gestion du temps change car la nature des projets et les acteurs eux-même changent.
La liste des éléments de cette palette n’est pas exhaustive mais on pourra deviner la diversité des solution et plus encore l’adéquation des « e-assistants » avec votre contexte.

Toutefois, il ne suffit pas d’attribuer un des points ci-dessus avec l’une de vos problématiques. C’est une réflexion plus globale qui permettra de mettre au point une « recette » personnalisée sur la base de ces « ingrédients ».

Si vous nous permettez de comprendre votre contexte, vous verrez que la réponse la plus « smart » est celle que l’on adopte instantanément.

Olivier Lemoigne
06 59 51 54 14
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