Si comme moi, vous vous êtes penché sur le difficile choix d’une plateforme bureautique de travail collaboratif, il y a fort à parier que vous avez dû y consacrer du temps. Peut-être même que vous n’avez pas trouvé de solution satisfaisante.

Personnellement je travaille avec les 3 plateformes incontournables Google Drive, OneDrive et Dropbox. Mais chez mes clients, l’utilisation standard comme la synchronisation des données d’un petit nombre d’utilisateurs sur un espace commun ne suffit pas.

Dans le domaine de la santé notamment, les besoins sont plus larges, avec des équipes de professionnels très divers dont les échanges doivent être sécurisés car confidentiels.

Si l’objet de la construction collective de documents s’adresse à des tuteurs, des étudiants et des experts qui pour certains n’ont aucune connaissance des outils en ligne, la tâche est encore plus complexe.

En effet, bien qu’il soit toujours possible de contourner les difficultés, nous nous heurtons à des limites dans l’attribution des autorisations d’accès, dans le cloisonnement des groupes de travail et surtout dans la formation et l’incitation des utilisateurs (adultes) à utiliser des systèmes qui leurs sont (parfois) totalement étrangers.

L’accès et l’identification

Dans les systèmes de communication verticaux descendant du type intranet, support technique FAQ, plateforme de eLearning et MOOC, l’utilisateur est identifié, et son profil est suivi tout au long de son parcours.

Dans un système de type Cloud Drive*, l’approche est très différente. A moins que chaque utilisateur ne dispose d’un compte personnel chez ce fournisseur (ce qui constitue un frein), on ne peut pas l’identifier si l’accès est ouvert aux membres non inscrits. Cet utilisateur reste un invité anonyme.

Ndlr : *Cloud Drive : espace de stockage et parfois de travail en ligne, déportés chez un fournisseur d’hébergement.

Si l’on souhaite donner accès à une base de ressources publique et gratuite, cela peut être acceptable. Par contre si les intervenants doivent modifier cette base de ressources il y a là une réelle difficulté d’accès et de contrôle.

Si vous souhaitez créer un espace d’échange ou de formation avec des publics divers, 2 options sont possibles.

Solution 1 – Ouvrir un compte de type Dropbox, One Drive ou Google Drive

A partir de ces espaces de stockage en ligne on pourra télécharger des documents en téléverser d’autres. Chaque utilisateur devra disposer d’un compte propre chez le fournisseur choisi, ce qui n’est pas toujours simple.

Inévitablement, certains partageront sur leur compte personnel des documents professionnels rendant incontrôlable la diffusion des données sensibles.

Solution 2 – Faciliter la collaboration en temps réel

Ceci est possible en intégrant dans les pages HTML de votre intranet ou de votre outil de formation des documents éditables partagés dans le cloud.

Le principe consiste à intégrer les documents éditables comme on le fait pour insérer une vidéo Youtube dans une page web.

Nous pouvons ainsi créer un seul espace de travail accessible via une simple adresse web pour afficher :

• des données consultables en ligne, téléchargeables ou non
• des documents partagés sont modifiables simultanément par plusieurs personnes.

 Exemples :

Dans l’exemple suivant on voit à gauche une page d’un site WordPress privatisée par un Identifiant/Mot de passe, dans laquelle on incruste 2 pages (Word365 et une feuille de calcul Google Sheets) hébergées respectivement dans un espace OneDrive et Google Drive.

D’autres documents comme PowerPoint365, Google Slides, Google Forms mais aussi carte heuristique, planning,… sont également partageables de façon sécurisée.

Vous avez besoin de plus de garantie sur la sécurité des données ?

Depuis quelques mois vous pouvez auto-héberger la suite bureautique open source « LibreOffice Online » sur un server « OwnCloud » lui aussi open source pour créer votre service cloud privé gratuit aussi performant que celui de Google ou Microsoft.

Dans ce cas vous pourrez intégrer toutes les défenses possibles pour protéger vos données (VPN, Firewall logiciel et matériels, blocage de zones IP, accréditations d’IP fixes, etc)

En conclusion

En intégrant dans vos pages web privées de puissants espaces de travail en ligne, votre entreprise est gagnante sur plusieurs plans :

• La confidentialité des données
• Une ergonomie très simplifiée
• Un site de travail unique pour vos utilisateurs et collaborateurs
• L’administration et l’exploitation centralisée des contenus produits et partagés
• Une grande facilité de mise en œuvre
• La gratuité des supports cloud (15 Go sur Google Drive)
• Des fonctionnalités très puissantes et en constante évolution

Mais il y a d’autres utilisations inédites de la fusion des technologies digitales qui vous feront gagner énormément de temps avec de vraies économies.

Parlons-en !

A bientôt

Olivier Lemoigne