Transition digitale & formation des salariés

Transition digitale & formation des salariés

Le contexte contraignant de la transition numérique est à lui seul une motivation, mais au delà du bâton, l’entreprise est par nature un espace d’innovation et de pro action. (Cf. article webstermedias « Fracture ouverte« )

Elle sait qu’elle trouvera dans cette révolution numérique l’effet démultiplicateur quelle cherche depuis la première révolution industrielle tout en améliorant les conditions d’implication des salariés dans la définition de leur propre fiche de poste.

Cet aspect donne à la transition numérique un goût de carotte que l’on peut illustrer ainsi :

  Phase 1 : La transition digitale robotisée

Prenons comme exemple la très fastidieuse compilation des données et curseurs nécessaires au pilotage de l’entreprises. Celle-ci a été avantageusement remplacée par la collecte automatique des KPI[1] issus de « capteurs » judicieusement placés dans l’entreprise qui ensuite transitent via des flux de données vers un progiciel tel que SAP Crystal Reports de Business Objects. Ces outils purement numériques ont ainsi libéré pas mal de mètres carrés de bureaux !

Le gain : une instantanéité des données, un niveau de détail extrême, une ventilation intelligente des indicateurs vers les bonne personnes et un coût très vite rentabilisé.

[1] Key Performance Indicator utilisés, entre autres, dans le domaine du management au sens large, dans le domaine du marketing et de la publicité ou dans le domaine de l’analyse d’audience d’un site web.

  Phase 2 : La transition digitale pour motiver les salariés

Développons l’exemple précédent. L’évolution des comportements des personnels et des compétences liées au digital se ressent par exemple dans l’interprétation des KPI évoquées précédemment pour les rendre accessibles non plus exclusivement à la direction générale mais en priorité au responsable de service qui en tirera parti pour agir avec son équipe. De plus ses actions pourront être synchronisées avec d’autres business units aux prérogatives complémentaires.

On voit ainsi apparaitre une motivation nouvelle avec des responsabilités plus transversale que par le passé pour oublier la structure pyramidale régie par des relations hiérarchiques de type N+1, -1…

La e-formation en mode collaboratif

Nous constatons une l’évolution identique dans l’apprentissage, ce qui nous permet de formaliser la tendance de la logistique des supports pédagogique.

Une salle de classe au 19ème siècle et première moitié du 20ème est organisée selon un mode vertical et le sens de l' »éducation » (le sens du mot est important) descend du professeur vers les élèves. Les seules remontées étant les devoirs rendus pour le contrôle des acquis. Puis nouvelle descente pour les renforcements positifs et négatifs (là nous parlons du « bâton » symbolisé par la règle du maître qui descend verticalement sur les doigts du mauvais élève :-/

Dans la seconde moitié du 20ème siècle on voit apparaître les premières carottes avec des classes expérimentales plus communicantes puis un assouplissement des conventions avec une structure pyramidale moins directives où l’élève est stimulé dans sa participation à la classe.

Avec le 21ème siècle on voit apparaître les classes « iPad », les TNI[2] et, à la pointe, l’école « 42 » de Xavier Niel, structurée, non pas autour d’une équipe pédagogique mais sur l’émulation des apprenants dans un mode d’apprentissage de type « peer to peer ». (2 à 5 ans pour viser l’excellence).

La formation aux métiers de l’entreprise change également pour se diversifier d’année en année.

En effet l’apprentissage traditionnel (d’un jeune apprenti), en prise directe et exclusive avec un tuteur laisse place à un système multimodal en alternance entre le système scolaire et l’immersion dans l’entreprise.

L’acquisition du savoir faire s’élargit avec un contenu au long cours plus riche venant de sources diverses mais convergentes.

Le gain est incontestable car, outre la combinaison des études livresques et de la « vraie vie », l’intégration de l’étudiant est bien plus rapide puisqu’il n’y a plus de transition douloureuse entre la phase d’apprentissage et son nouveau statut « d’actif ».

[2] TNI : Tableau Numérique Interactif

Le eLearning n’est pas une mode

Il n’est pas question d’opposer la formation présentielle et les techniques plus récentes de formation à distance. Il n’y a pas de conflit d’intérêt mais au contraire une communauté d’intérêt. A tel point que l’on peut imbriquer le présentiel dans les supports numériques en y intégrant une classe virtuelle en direct. Et à l’inverse, le Tableau Numérique Interactif à fait une entrée en force dans les salles de classe.

Le recours au eLearning est massif si l’on regarde ces quelques chiffres de 2015.

13% par an : c’est la croissance du marché eLearning à destination des entreprises françaises prévue jusqu’en 2017.

77% des entreprises des USA proposent des formations en ligne pour l’évolution de leurs employés

evolution-du-eLearning

Les indicateurs et références des études : http://goo.gl/issst8

La formation intégrée, un choix pragmatique

En regardant l’évolution de la formation en ligne, on se rend compte que le secteur est plutôt florissant et les grands acteurs comme CEGOS, l’INA, le CFPJ ou DEMOS ne se sont pas lancé dans des programmes en ligne juste pour pour faire figure de pionnier !

Toutefois les sujets traités répondent, soit à des besoins “diffus” comme “Développer Assertivité et Confiance en Soi”, « Communiquer en tant que chef de projet »…, soit des qualification techniques précises comme “s’initier au contrôle de gestion”, « Le Marketing stratégique »…

Mais la formation continue c’est aussi le quotidien voire la survie de l’entreprise.

Que faire si :

  • Une personne clé part en congé maternité ou maladie sans pouvoir réellement former un intérimaire ?
  • Le nombre d’apprentis dépasse le nombre de tuteurs ?
  • Le savoir faire est si pointu que des procédures doivent être mises en place ?
  • Le turn over dans l’entreprise est important ?
  • Une augmentation d’activité nécessite de mettre rapidement en service de nouvelles chaînes de production ?

et tant d’autres cas vécus.

La formation en ligne peut éviter une catastrophe et générer des gains substantiels sur plusieurs plans.

La catastrophe, c’est la perte sèche de savoir faire. Tout comme un disque dur grippé dans un bureau d’étude, reconstituer l’expérience des anciens peut s’avérer hasardeux. Le eLearning serait un peu comme la sauvegarde du disque dur avec les trucs et astuces de l’auteur en plus !

Gagner, c’est non seulement ne pas perdre mais c’est aussi associer l’historique de l’entreprise à la modernité des études des jeunes générations.

Pourquoi un jeune ajusteur sera meilleur sur un banc de fraisage numérique s’il à travaillé « à l’ancienne » avec un artisan ?

La réponse vient de la compréhension de l’histoire, de l’évolution du métier et des mécanismes informels. Mais ce programme n’existe pas dans un organisme de formation externe car c’est le métier si particulier qui vous anime.

Réfléchir à la façon de construire son propre outil de formation est aussi un travail passionnant car il permet de faire le point sur l’état de l’art. Cette tâche pourrait bien mettre en évidence quelques lacunes qui viendraient opportunément “upgrader” l’expérience maison.

Le eLearning dans la palette numérique

Quand on évoque le eLearning, quelques outils apparaissent prioritairement dans les esprits.

Les Learning Management Systems (LMS) Ex : Moodle, 360Learning, eDoceo… et les MOOC’s.

Ces outils constituent une des portes d’entrée de la stratégie de formation B to B. et il présentent les ébauches de transversalité peer to peer évoquées plus haut.

En effet on commence à voir apparaître dans Claroline Connect, le LMS open source financé par quelques universités et la région Rhône-Alpes, une ouverture par plugins sur des fonctionnalités d’échanges et d’interactivité qui restent des prolongements de fonctions plus traditionnelles. Par exemple des quizz interactifs, un serveur vidéo, des serveurs de flux d’informations, outils de chat, et une nouveauté : l’anti plagia…

La même approche se retrouve dans d’autres LMS comme Moodle, Chamilo et eFront.

Ces nouveaux services ne révolutionnent pas les plateformes de formation en ligne.

Ils ne font que moderniser l’ergonomie spartiate des précédentes version et améliorent la compatibilité avec les appareils mobiles.

En effet l’intégration du « Responsive design[3] » dans la programmation des interfaces utilisateurs et le remplacement du player Flash par un player HTML5 permettent notamment un usage plus universel.

Pour ne parler que de mon expérience, la réalité du terrain n’a pas attendu l’apparition de ces fonctions intégrées car nous avons dû développer et agréger des services complémentaires à Claroline et Chamilo notamment.

Pour illustrer cela nous pouvons sélectionner ci-dessous quelque uns des nombreux services en lignes qui, une fois associés à un cours, sont souvent bien plus performants qu’un plugin.

Rappelons que la nature confidentielle des contenus est respectée chaque fois que nécessaire.

[3] Réorganisation automatique de la mise en page selon la taille de l’écran

Les bureaux en ligne (Cloud)

  Google Drive : hébergement de 15 Go d’espace gratuit extensible avec accès privés ou publics des documents. L’administrateur peut fixer les niveaux d’habilitation, les autorisations de téléchargement, les autorisations de partage, l’édition collaborative en ligne de fichiers compatibles .doc, .ppt, .xls, et autres. Gestion de la hiérarchisation et du classement des contenus et bien d’autres fonctions.

   OneDrive (Microsoft) fonctions similaires intégrant la version en ligne de Word, Excel, Powerpoint

Sondages, questionnaires, Interview

   SurveyMonkey et Google Forms offrent une interface ergonomiques pour créer des questionnaires élaborés tout en restant très simples pour la cible de l’étude. De plus la collecte des réponse et l’exploitation en ligne dans un format Excel exportable simplifie considérablement la synthèse des données.

Serveurs de vidéos

   VIMEO – YouTube – Google Drive

Ces serveurs en mode public ou privé offrent des capacités d’hébergement étonnantes de bande passante, de résolution (Basse Moyenne Haute définition), de facilité d’intégration et de services en ligne (sous titrage, montage, édition…).

Les sites sociaux

Ils constituent une ressource considérable pour enrichir votre dispositif de formation.

Les tutoriels et les formations accessibles sur Youtube ou Dailymotion par exemple en font partie. La recherche de ces contenus représente un travail non négligeable m mais ces supports présentent plusieurs avantages.

  • ils peuvent être très qualitatifs
  • ils peuvent faire économiser des heures de préparations de cours
  • ils sont consultables pendant le temps de formation ou en horaires déportés
  • Ils peuvent accompagner des cours en ligne ou en présentiel (étude de cas)
  • ils donnent une image d’ouverture à l’organisme de formation
  • ils sont accessibles gratuitement

Exemples :

SlideShare (Le « Youtube » des documents PowerPoint et PDF de toutes natures)

Flickr (la plus importante base de données d’images)

Et bien d’autres constituent une formidable encyclopédie

Mais aussi

D’autres services comme l’agrégation de différents flux RSS filtrés par sujets est également un outil à envisager pour proposer une veille technologique ou économique automatisée et très ciblée en relai des formations dispensées.

Bonnes pratiques

Au delà de l’utilisation en formation continue, l’exploitation de ces sites sociaux est une bonne opportunité pour comprendre que votre notoriété et votre reconnaissance d’expertise passe en retour par l’alimentation de ces sites sociaux.

En effet, si vous êtes fabricant de sièges de bureau, lorsque vous utilisez un tutoriel Youtube sur l’ergonomie du poste de travail pour la formation de vos concepteurs et techniciens, vous aurez tout intérêt à diffuser à votre tour une vidéo sur vos solutions pour combattre le mal de dos dans les entreprises de vos clients.

En conséquence cette réponse traitée non pas comme un spot de publicité mais comme une approche scientifique et technique de la solution à la mauvaise posture des employés du tertiaire prend une certaine hauteur et alimente votre e-réputation.

De plus, vous bénéficierez de la reconnaissance de Google qui vous considèrera comme un contributeur expert à même de répondre à des requêtes faites sur le 1er moteur de recherche mondial.

En contrepartie de votre contribution vidéo, Google favorisera le bon référencement de votre film. Comme tout est lié, la vidéo sur Youtube (propriété de Google) sera plus visitée grâce au moteur de recherche interne de Youtube qui renverra ensuite l’internaute vers votre site web.

Cette explication bien que tortueuse n’est qu’une approche simpliste du principe d’écosystème web.

(Cf. article webstermedias « L’écosystème digital, ou la logique de l’archipel« )

Une approche durable de la formation (prospective)

La connaissance s’acquiert tout au long d’une vie…

La formation continue n’est continue que si elle se prolonge dans le temps. Or les programmes sont souvent distillés auprès d’un groupe puis une fois la session terminée, aucune suite n’est prévue.

Il me semble qu’à ce stade de l’évolution des moyens technique disponibles, l’organisme de formation externe ou interne pourrait proposer une approche plus moderne calquée sur le modèle du community management.

En d’autres termes, à l’issue d’un programme de formation, on peut imaginer un service continu destinée à alimenter une base de ressources interne.

Certains prestataires commercialisent bien des services de veille technologique, de revues de presse, ou de e-réputation avec un contrat forfaitaire, à durée déterminée ou permanent.

Un acteur de la formation peut aisément sur ce principe administrer de manière récurrente la base de ressources pédagogique de votre entreprise.

Ce principe pourrait s’adosser à l’intranet existant ou un simple espace privé sous WordPress pour héberger et classer des informations pédagogiques avec une ergonomie soignée pour en faciliter l’accès. (Voir exemples en fin d’article)

Présentiel et eLearning, des outils en commun

Si on fait la synthèse des outils et sources dont disposent les formateurs en Présentiel et en eLearning, on constate que beaucoup d’entre eux sont communs

Certains sont plus optionnels mais ne sont pas loin de rentrer systématiquement dans la panoplie. (en pointillés)

Outils-formation

Conclusion provisoire

L’évolution des méthodes et moyens liés à la formation démontrent que le numérique supporte déjà toutes les étapes de la formation. Qu’elle soit de type traditionnelle ou en ligne.

Rares sont les entreprises qui peuvent s’affranchir d’une offre de formation dynamique auprès de ses salariés.

Qu’il s’agisse de faciliter l’intégration, de mettre à niveau certains postes, d’améliorer la culture d’entreprise, ou de former ses clients …, les champs d’application sont très étendus.

En combinant judicieusement un logiciel de eLearning avec des services en ligne très puissants (souvent gratuits) vous pouvez non seulement améliorer votre plus value mais aussi renforcer l’image d’expertise de votre société.

Pour en savoir plus

Exemples de bases de ressources gérés par WebsterMedias :

Bibliographie liée aux cours pour les personnels de santé de l’agence CommentDire

Espaces groupes de travail de l’agence CommentDire

Médiathèque de l’Université des Patient

Médiathèque interne d’Informations Techniques et Commerciales : TOTAL Fluides spéciaux

Bases de ressources hors formation

Site d’information sectoriel que j’alimente quotidiennement depuis 1998 defense-aerospace.com

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