Si comme moi, vous vous êtes penché sur le difficile choix d’une plateforme bureautique de travail collaboratif, il y a fort à parier que vous avez dû y consacrer du temps. 

Peut-être même que vous n’avez pas trouvé de solution satisfaisante.

Avec un peu d’astuce vous pouvez créer un espace collaboratif unique et simple comme un site web.

Si vos équipes doivent avoir accès à une base de références documentaires, Dropbox, par exemple, fera l’affaire.

Si vos les besoins sont plus élaborés, avec des équipes de professionnels très divers dont les échanges doivent être cloisonnés car confidentiels avec une part de rédaction de documents à plusieurs, il faut créer des espaces sécurisés permettant d’éditer à distance des fichiers de type Word, Excel, Powerpoint, PDF et autres.

Dans ce cas la tâche s’avère plus complexe car l’ergonomie prend alors une place primordiale.

En effet, bien qu’il soit toujours possible de contourner les difficultés, nous nous heurtons à des limites dans l’attribution des autorisations d’accès.

La formation et l’incitation de participants à utiliser des systèmes qui leurs sont parfois totalement étrangers peut être aussi une cause d’échec du système tout entier.

Accès et identification

Dans les systèmes de communication verticaux descendant du type Intranet, support technique FAQ, plateforme de digital learning et MOOC, l’utilisateur est identifié, et son profil est suivi tout au long de son parcours.

Dans un système de type Cloud Drive*, l’approche est très différente.

À moins que chaque utilisateur ne dispose d’un compte personnel chez ce fournisseur (ce qui constitue souvent un frein), on ne peut pas l’identifier car l’accès est ouvert à des membres non inscrits. Cet utilisateur reste un invité anonyme.

Ndlr : *Cloud Drive : espace de stockage et parfois de travail en ligne, déportés chez un fournisseur d’hébergement.

Un espace d’échange ou de formation dans le Cloud

2 option sont possibles.

Solution 1
On peu de manière classique ouvrir un compte de type Dropbox, One Drive ou Google Drive pour les plus connus. Des répertoires de classement sont alors disponibles. A partir de ces espaces, on pourra télécharger des documents et en téléverser d’autres. Chaque utilisateur devra, soit disposer d’un compte propre chez le fournisseur choisi, ce qui, nous l’avons vu plus haut, peut être un frein, soit accéder à un compte unique pour tous les participants du groupe.

Tout se complique quand les utilisateurs téléchargent sur leur PC l’application de synchronisation du dossier qui leur est réservé. Toute suppression ou corruption du document sur la machine de bureau se répercute sur le dossier partagé dans le Cloud. On peut ainsi tout perdre en quelques secondes.

Autre problème, les participants au programme qui disposent d’un accès personnel vers ces plateformes devront gérer les accès à des comptes multiples, ce qui n’est pas toujours simple.

Inévitablement, certains partageront sur leur compte personnel des documents professionnels rendant incontrôlable la diffusion des données sensibles.

Solution 2
Il est donc plus intéressant d’intégrer dans les pages HTML de votre intranet ou de votre outil de formation des documents physiquement partagés dans le cloud et modifiables en temps réel.

Le principe consiste à insérer les documents interactifs comme on insère une vidéo Youtube dans une page web.

Nous pouvons ainsi créer dans un seul espace de travail en ligne :

  • des fichier consultables ou téléchargeables (type blog ou base de données documentaires)
  • + des documents partagés modifiables simultanément par plusieurs personnes.

Exemples :

À gauche une page HTML avec 2 “inclusions” de documents modifiables (1 Texte et 1 feuille de calcul)
A droite les fichiers originaux  (Word365 sur OneDrive et en dessous Google Sheets sur Google Drive)


Cliquez sur l'image pour zoomer

l’exemple en live   Mot de passe : media

 

L’inclusion fonctionne aussi avec des fichiers PowerPoint ou encore un puissant questionnaire / sondage (Google Forms) dont les résultats apparaissent dans un fichier Excel.

Mais d’autres applications externes permettent également de travailler à plusieurs sur d’autres types de documents (carte heuristique, planning, Chat…).

De plus l’intégration des PDF et vidéos hébergés sur l’espace cloud Drive de votre entreprise restreint et sécurise leur diffusion.

 

En conclusion

En intégrant dans vos pages web privées de puissants espaces de travail en ligne, votre entreprise est gagnante sur plusieurs plans :

  • La confidentialité des données
  • Une ergonomie très simplifiée
  • Un site de travail unique pour vos utilisateurs et collaborateurs
  • L’administration et l’exploitation centralisée des contenus produits et partagés
  • Une grande facilité de mise en œuvre
  • La gratuité des supports cloud (15 Go sur Google Drive)
  • Des fonctionnalités très puissantes et en constante évolution

Mais il y a d’autres utilisations inédites de la fusion des technologies digitales qui vous feront gagner énormément de temps avec de vraies économies.

Par exemple avez-vous envisagé de valider vos médias en ligne avec un historique centralisé des échanges ?

A bientôt

Olivier Lemoigne

> Merci pour vos encouragements 🙂

 

 

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