La fusion des outils collaboratifs

Si comme moi, vous vous êtes penché sur le difficile choix d’une plateforme bureautique de travail collaboratif, il y a fort à parier que vous avez dû y consacrer du temps. Peut-être même que vous n’avez pas trouvé de solution satisfaisante.

Personnellement je travaille avec les 3 plateformes incontournables Google Drive, OneDrive et Dropbox. Mais chez mes clients, l’utilisation standard comme la synchronisation des données d’un petit nombre d’utilisateurs sur un espace commun ne suffit pas.

Dans le domaine de la santé notamment, les besoins sont plus larges, avec des équipes de professionnels très divers dont les échanges doivent être sécurisés car confidentiels.

Si l’objet de la construction collective de documents s’adresse à des tuteurs, des étudiants et des experts qui pour certains n’ont aucune connaissance des outils en ligne, la tâche est encore plus complexe.

En effet, bien qu’il soit toujours possible de contourner les difficultés, nous nous heurtons à des limites dans l’attribution des autorisations d’accès, dans le cloisonnement des groupes de travail et surtout dans la formation et l’incitation des utilisateurs (adultes) à utiliser des systèmes qui leurs sont (parfois) totalement étrangers.

L’accès et l’identification

Dans les systèmes de communication verticaux descendant du type intranet, support technique FAQ, plateforme de eLearning et MOOC, l’utilisateur est identifié, et son profil est suivi tout au long de son parcours.

Dans un système de type Cloud Drive*, l’approche est très différente. A moins que chaque utilisateur ne dispose d’un compte personnel chez ce fournisseur (ce qui constitue un frein), on ne peut pas l’identifier si l’accès est ouvert aux membres non inscrits. Cet utilisateur reste un invité anonyme.

Ndlr : *Cloud Drive : espace de stockage et parfois de travail en ligne, déportés chez un fournisseur d’hébergement.

 

Si l’on souhaite donner accès à une base de ressources publique et gratuite, cela peut être acceptable. Par contre si les intervenants doivent modifier cette base de ressources il y a là une réelle difficulté d’accès et de contrôle.

Si vous souhaitez créer un espace d’échange ou de formation avec des publics divers, 2 option sont possibles.

Solution 1 – Ouvrir un compte de type Dropbox, One Drive ou Google Drive pour les plus connus. Des répertoires de classement sont alors disponibles. A partir de ces espaces on pourra télécharger des documents en téléverser d’autres. Chaque utilisateur devra disposer d’un compte propre chez le fournisseur choisi. Les personnes disposant d’un accès personnel vers ces plateformes devront gérer les accès à des comptes multiples, ce qui n’est pas toujours simple.

Inévitablement, certains partageront sur leur compte personnel des documents professionnels rendant incontrôlable la diffusion des données sensibles.

Solution 2 – On peut étendre de manière très importante les fonctions de collaboration en temps réel en intégrant dans les pages HTML de votre intranet ou de votre outil de formation des documents éditables partagés dans le cloud.

Le principe consiste à intégrer les documents interactifs comme on le fait pour insérer une vidéo Youtube dans une page web.

Nous pouvons ainsi créer un seul espace de travail contenant : des données « en dur » consultables en ligne, + des documents en construction modifiables simultanément par plusieurs personnes.

Exemples :

À gauche une page HTML avec 2 intégrations interactives de documents (Texte et feuille de calcul)
A droite le fichier original  (Word365 sur OneDrive et en dessous Google Sheets sur Google Drive)


Cliquez sur l'image pour zoomer

 

L’intégration fonctionne aussi avec :

un fichier PowerPoint365 sur OneDrive ou Google Slides sur Google Drive
ou encore
Un puissant questionnaire Google Forms sur Google Drive

Mais d’autres applications externes permettent également de travailler à plusieurs sur d’autres types de documents (carte heuristique, planning,…).

l’intégration de PDF et vidéos hébergés sur l’espace cloud Drive de votre entreprise restreint et sécurise leur diffusion.

 

En conclusion

En intégrant dans vos pages web privées de puissants espaces de travail en ligne, votre entreprise est gagnante sur plusieurs plans :

  • La confidentialité des données
  • Une ergonomie très simplifiée
  • Un site de travail unique pour vos utilisateurs et collaborateurs
  • L’administration et l’exploitation centralisée des contenus produits et partagés
  • Une grande facilité de mise en œuvre
  • La gratuité des supports cloud (15 Go sur Google Drive)
  • Des fonctionnalités très puissantes et en constante évolution

Mais il y a d’autres utilisations inédites de la fusion des technologies digitales qui vous feront gagner énormément de temps avec de vraies économies.

Par exemple avez-vous envisagé de valider vos médias en ligne avec un suivi écrit des corrections demandées et effectuées ?

A bientôt

Olivier Lemoigne

Merci pour vos encouragements

 

 

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